Les membres du personnel et les autres parties prenantes qui ne se trouvent pas dans les locaux au moment où survient une situation d’urgence peuvent être avisés de la situation et informés de la procédure à suivre de multiples façons. L’EIU, de concert avec la direction, concevra un plan de communication indiquant quand et comment ces personnes doivent être alertées. Voici quelques suggestions pour ce faire.

  • Dans le cadre d’événements de grande envergure qui affectent les opérations, l’EIU communiquera notamment avec les médias locaux pour faire le point.
  • Dans certains cas, l’EIU demandera que le public soit informé de la situation par l’entremise de la télévision et de la radio locale.
  • L’organisation communiquera avec les membres du personnel et les autres parties concernées par l’entremise de ses médias sociaux. Les procédures relatives à la gestion des demandes des médias traditionnels et sociaux figurent à l’annexe C.
  • Si la situation le justifie, l’organisation enregistrera un message sur sa boîte vocale indiquant la nature de l’urgence.
  • Dans certains cas, elle pourra faire une mise à jour quotidienne pour informer les membres du personnel de l’évolution de la situation.
  • Les mesures prises demeureront en vigueur jusqu’à ce que la situation se résorbe et que l’organisation puisse reprendre ses activités régulières.